1. Wie zijn wij?
Examencommissie Support is onderdeel van POCN B.V., gevestigd te Amsterdam. POCN B.V. is bereikbaar via info@pocn.nl.
Examencommissie Support ondersteunt examencommissies, opleidingen en onderwijsinstellingen in het mbo, hbo en wo bij onder meer advisering, training, tijdelijke ondersteuning, fraudeonderzoek, AI en toetsing, bezwaar en beroep en zorgvuldige besluitvorming.
2. Wanneer verwerken wij persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens wanneer u contact met ons opneemt, een aanvraag doet, een offerte aanvraagt, gebruikmaakt van onze diensten, deelneemt aan een training of workshop, of wanneer wij in opdracht van een onderwijsinstelling werkzaamheden uitvoeren waarbij persoonsgegevens voorkomen in dossiers of documenten.
3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van de situatie kunnen wij de volgende gegevens verwerken:
- naam, functie, organisatie, e-mailadres, telefoonnummer en overige contactgegevens;
- gegevens die u zelf aan ons verstrekt via e-mail, telefoon, contactformulier of intakegesprek;
- gegevens die nodig zijn voor offertes, overeenkomsten, facturatie en administratie;
- gegevens van deelnemers aan trainingen of workshops, zoals naam, organisatie, functie en aanwezigheid;
- dossiergegevens die een onderwijsinstelling aan ons verstrekt in het kader van een opdracht, bijvoorbeeld stukken over toetsing, examinering, fraudeonderzoek, AI-gebruik, besluitvorming, bezwaar of beroep;
- technische gegevens over het bezoek aan de website, zoals IP-adres, browsergegevens en cookiegegevens, voor zover deze worden gebruikt.
Wij vragen onderwijsinstellingen om alleen persoonsgegevens aan te leveren die noodzakelijk zijn voor de opdracht. Bij voorkeur ontvangen wij waar mogelijk geanonimiseerde of gepseudonimiseerde informatie.
4. Voor welke doelen gebruiken wij persoonsgegevens?
- het beantwoorden van vragen en contactverzoeken;
- het opstellen van offertes en het uitvoeren van overeenkomsten;
- het voorbereiden, uitvoeren en evalueren van adviesopdrachten, trainingen en workshops;
- het analyseren van casuïstiek en dossiers voor zover dat noodzakelijk is voor de opdracht;
- het ondersteunen van examencommissies bij zorgvuldige besluitvorming en dossieropbouw;
- het voeren van administratie, facturatie en financiële verantwoording;
- het verbeteren van onze website, dienstverlening en communicatie;
- het voldoen aan wettelijke verplichtingen.
5. Grondslagen voor verwerking
Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een grondslag bestaat. Afhankelijk van de situatie kan dat zijn:
- uitvoering van een overeenkomst of het nemen van precontractuele maatregelen;
- voldoen aan een wettelijke verplichting, bijvoorbeeld fiscale bewaarplichten;
- gerechtvaardigd belang, zoals het kunnen voeren van een zakelijke administratie, het beveiligen van onze systemen en het zorgvuldig uitvoeren van onze dienstverlening;
- toestemming, bijvoorbeeld voor een nieuwsbrief of bepaalde cookies, voor zover die toestemming wettelijk vereist is.
6. Rol: verwerkingsverantwoordelijke of verwerker
Voor onze eigen bedrijfsvoering, zoals contact, offertes, administratie, facturatie, websitebeheer en communicatie, is POCN B.V. in beginsel verwerkingsverantwoordelijke.
Wanneer wij in opdracht van een onderwijsinstelling persoonsgegevens verwerken in dossiers of documenten van die instelling, kan POCN B.V. afhankelijk van de opdracht optreden als verwerker. In dat geval blijft de onderwijsinstelling verwerkingsverantwoordelijke en verwerken wij persoonsgegevens alleen volgens de schriftelijke instructies van de onderwijsinstelling. Indien nodig sluiten wij daarvoor een afzonderlijke verwerkersovereenkomst.
In sommige adviesrelaties kan sprake zijn van een eigen professionele beoordeling door Examencommissie Support. Dan kan de rolverdeling anders zijn. De rolverdeling wordt per opdracht vastgelegd in de offerte, opdrachtbevestiging of verwerkersovereenkomst.
7. Delen van persoonsgegevens
Wij delen persoonsgegevens niet met derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening, voor onze bedrijfsvoering of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
Wij kunnen gebruikmaken van dienstverleners zoals hostingpartijen, e-maildiensten, administratie- of boekhoudsoftware, beveiligde opslag en eventueel formulier- of nieuwsbriefsoftware. Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken, maken wij afspraken over beveiliging en vertrouwelijkheid.
Persoonsgegevens uit examencommissie- of studentdossiers worden niet gedeeld met derden, tenzij de opdrachtgever daarvoor opdracht geeft, dit noodzakelijk is voor de opdracht of wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
8. Gebruik van AI en digitale hulpmiddelen
Wij gaan zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en persoonsgegevens. Studentdossiers, examencommissiegegevens en andere vertrouwelijke stukken worden niet ingevoerd in openbare AI-systemen of andere digitale hulpmiddelen, tenzij dit uitdrukkelijk met de opdrachtgever is overeengekomen en de privacy- en beveiligingsvoorwaarden daarvoor passend zijn.
9. Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaartermijn geldt. Voor onze financiële administratie geldt in beginsel een fiscale bewaartermijn van zeven jaar.
Dossierstukken die wij ontvangen in het kader van een opdracht worden na afronding van de opdracht teruggegeven of verwijderd, tenzij anders is overeengekomen of bewaring noodzakelijk is voor verantwoording, geschilbeslechting of wettelijke verplichtingen. Het is verstandig per opdracht een concrete bewaartermijn af te spreken.
10. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongeoorloofde wijziging of onrechtmatige verstrekking. Daarbij denken wij onder meer aan toegangsbeperking, sterke wachtwoorden, beveiligde opslag, zorgvuldige omgang met e-mailbijlagen en beperking van toegang tot personen die de gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden.
11. Uw rechten
U heeft op grond van de AVG onder meer het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Ook kunt u in bepaalde gevallen bezwaar maken tegen verwerking, vragen om beperking van verwerking of gegevensoverdraagbaarheid, of gegeven toestemming intrekken.
Een verzoek kunt u sturen naar info@pocn.nl. Wij kunnen u vragen om aanvullende informatie om uw identiteit te controleren. Wanneer wij persoonsgegevens verwerken namens een onderwijsinstelling, kan het zijn dat wij uw verzoek doorsturen naar die instelling of u vragen zich rechtstreeks tot die instelling te wenden.
12. Klachten
Heeft u een klacht over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan, dan vragen wij u eerst contact met ons op te nemen via info@pocn.nl. U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
13. Cookies
Onze website kan gebruikmaken van functionele cookies die nodig zijn om de website goed te laten werken. Voor analytische of marketingcookies vragen wij toestemming wanneer dat wettelijk vereist is. Zodra de website definitief is ingericht, moet dit onderdeel worden afgestemd op de feitelijke cookies en plugins die worden gebruikt.
14. Wijzigingen
Wij kunnen dit privacystatement aanpassen wanneer onze dienstverlening, website of wettelijke verplichtingen wijzigen. De meest actuele versie wordt gepubliceerd op de website van Examencommissie Support.